Home 2012 Febrero2012 Ley 0019 del 2012

Aspectos legales generales del Decreto-Ley Anti-Trámites


  • Cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación. A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y los documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. En consecuencia, no se podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el suministro de información que repose en los archivos de otra entidad pública.
  • Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, o presten servicios públicos, pueden conectarse gratuitamente a los registros públicos que llevan las entidades encargadas de expedir los certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas, los certificados de tradición de bienes inmuebles, naves, aeronaves y vehículos y los certificados tributarios, en las condiciones y con las seguridades requeridas que establezca el reglamento. La lectura de la información obviará la solicitud del certificado y servirá de prueba bajo la anotación del funcionario que efectúe la consulta.
  • Se establece la supresión del requisito de imponer la huella dactilar en todo documento, trámite, procedimiento o actuación que se deba surtir ante las entidades públicas y los particulares que cumplan funciones administrativas. Excepcionalmente se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos:

1. Servicios financieros de entidades públicasTrámites propios del Sistema General de Seguridad Social en Pensiones

 2. Trámites ante Registro Públicos

 3. Trámites relacionados con el Pasaporte y la Cédula de Extranjería

 4. Visas y prórrogas de permanencia

 5. Escrituras Públicas

 6. Visita a internos e internas en Establecimientos de Reclusión del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario –INPEC

 7. Cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad

 8. Autorización para salida de menores de (sic) país

 9. Cesión de derechos

 10. Comercio de armas, municiones y explosivos

11. Otorgamiento de poderes

12. Registros delictivos

13. Trámites para el registro de víctimas y ayuda humanitaria

 

En todo caso la exigencia de la huella dactilar será remplazada por su captura mediante la utilización de medios electrónicos, de conformidad con lo previsto en el siguiente punto.

En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación de la persona, la obtención de la huella se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con los medios tecnológicos necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. En todo caso, la identificación mediante la obtención electrónica de la huella dactilar no excluye la presentación del documento de identidad. Del mismo modo, los particulares que prestan servicios públicos podrán incorporar mecanismos de obtención electrónica de la huella dactilar de usuarios, clientes o consumidores cuando resulte indispensable para evitar suplantaciones o fraudes, e inter-operar con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil para verificar la identidad de las personas.

 

  • Ahora, las obligaciones de obtención por medios electrónicos de la huella digital, cuando esta proceda, serán exigibles a las autoridades públicas y a los particulares que cumplan funciones administrativas a partir de las siguientes fechas:
  • Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas en los distritos y municipios de categoría especial, primera y segunda, así como para las oficinas consulares de la República de Colombia, a partir del 1 de julio de 2012.
  • Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas, ubicados en los distritos y municipios de categoría tercera y cuarta, a partir del 1 de enero de 2013.
  • Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas, ubicados en los distritos y municipios de categoría quinta y sexta, a partir del 1 de julio de 2013.
  • Para el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, a partir del 10 de julio de 2013.
  • Todos los actos de un funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento.
  • Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones.
  • Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara.
  • Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite.
  • Las entidades públicas deberán habilitar los mecanismos necesarios para poner a disposición gratuita y oportuna de los interesados el formato definido oficialmente para el respectivo período en que deba cumplirse un deber u obligación legal a cargo de los ciudadanos, utilizando para el efecto formas impresas, magnéticas o electrónicas.
  • Las entidades públicas y los particulares que ejercen funciones administrativas deberán colocar en medio electrónico, a disposición de los particulares, todos los formularios cuyo diligenciamiento se exija por las disposiciones legales. En todo caso, para que un formulario sea exigible al ciudadano, la entidad respectiva deberá publicarlo en el Portal del Estado colombiano. Las autoridades dispondrán de un plazo de tres meses contados a partir de la publicación del Decreto-Ley Anti-Trámites, para publicar los formularios hoy existentes. Para todos los efectos legales se entenderá que las copias de formularios que se obtengan de los medios electrónicos tienen el carácter de formularios oficiales.
  • Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones administrativas o presten servicios públicos, que paguen o abonen en cuenta a favor de cualquier persona una obligación a su cargo, deberán certificar los descuentos o las retenciones que le hayan sido practicados al beneficiario con indicación precisa de la norma legal con que se haya procedido. Para tal efecto, podrán enviar la certificación a la dirección electrónica que haya registrado el beneficiario, e implementar en su página Web un mecanismo para que exclusivamente los beneficiarios puedan consultar y descargar los comprobantes de pago con la discriminación de los descuentos y retenciones que le fueron practicados.
  • Las entidades legalmente obligadas para el efecto, surtirán el trámite de certificación del interés bancario corriente, la tasa de cambio representativa del mercado, el precio del oro, y demás indicadores macroeconómicos requeridos en procesos administrativos o judiciales, mediante su publicación en su respectiva página web, una vez hayan sido expedidas las respectivas certificaciones. Esta información, así como los datos históricos, mínimo de los últimos diez (10) años, debe mantenerse a disposición del público en la web para consulta permanente. Ninguna autoridad podrá exigir la presentación de estas certificaciones para adelantar procesos o actuaciones ante sus despachos, para lo cual bastará la consulta que se haga a la web de la entidad que certifica.
  • Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades públicas no requerirán de autenticación. Dichas firmas se presumirán que son de la persona respecto de la cual se afirma corresponden. Tal presunción se desestimará si la persona de la cual se dice pertenece la firma, la tacha de falsa, o si mediante métodos tecnológicos debidamente probados se determina la falsedad de la misma. Por otra parte, los documentos que implican transacción, desistimiento y, en general, disposición de derechos, deberán presentarse y aportarse a los procesos y trámites administrativos de acuerdo con las normas especiales aplicables. De la misma manera, se exceptúan los documentos relacionados con el sistema de seguridad social integral y los del magisterio.
  • Se reforma el artículo 48 del Código de Procedimiento Civil, en el sentido de disponer que las personas jurídicas extranjeras de derecho privado y las organizaciones no gubernamentales extranjeras sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior, que establezcan negocios permanentes o deseen desarrollar su objeto social en Colombia, deberán constituir en el lugar donde tengan tales negocios o en el lugar de su domicilio principal en el país, apoderados con capacidad para representarlas judicialmente. Con tal fin se protocolizará en la notaría del respectivo circuito prueba idónea de la existencia y representación de dichas personas jurídicas y del correspondiente poder. Un extracto de los documentos protocolizados se inscribirá en el registro de la respectiva cámara de comercio del lugar. Las personas jurídicas extranjeras que no tengan negocios permanentes en Colombia, estarán representadas en los procesos por el apoderado que constituyan con las formalidades prescritas en el Código de Procedimiento Civil.
  • A más tardar el primero de julio de 2012, los trámites de apostillaje, dentro del territorio nacional y en el extranjero, se podrán solicitar mediante el uso de correo postal, sin que se requiera la presentación personal del solicitante. El Gobierno Nacional reglamentará el procedimiento y el uso de medios electrónicos.
  • Se suprime el documento denominado certificado judicial. En consecuencia, ninguna persona está obligada a presentar un documento que certifique sus antecedentes judiciales para trámites con entidades de derecho público o privado.
  • Se reforma el artículo 154 del Código de Comercio, el cual quedará así: “Cuando una reforma del contrato tenga por objeto el cambio de domicilio de la sociedad y éste corresponda a un lugar comprendido dentro de la jurisdicción de una cámara de comercio distinta de aquella en la cual se haya registrado el acto de constitución, deberá registrarse únicamente la reforma que contiene el cambio de domicilio social en la cámara de comercio de origen, la cual procederá a hacer el respectivo traslado de las inscripciones que reposan en sus archivos, a la cámara de comercio del nuevo domicilio.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará también en los casos en que por alteraciones en la circunscripción territorial de las cámaras de comercio, el lugar del domicilio principal de una sociedad corresponda a la circunscripción de una cámara distinta”.

  • Se modifica el artículo 173 del Código de Comercio, en el sentido de disponer que los libros del comerciante podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno. Del mismo modo, se prevé que los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.

 

Aspectos tributarios del Decreto-Ley Anti-Trámites

  • Se adiciona el artículo 580-1 del Estatuto Tributario, sobre ineficacia de las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago, con el siguiente inciso: “La declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago total antes del vencimiento del plazo para declarar, producirá efectos legales, siempre y cuando el pago de la retención se efectúe o se haya efectuado dentro del plazo fijado para ello en el ordenamiento jurídico”.

Por efectos de esta norma, la doctrina oficial de la DIAN, que indicaba lo contrario, pierde vigencia, caso del Oficio N° 088243 10-11-2011. En consecuencia, las declaraciones de retención en la fuente presentadas antes del vencimiento legal sin pago, pero cuyo pago total se realice antes del vencimiento legalmente establecido, son plenamente validas.

  • El pago de obligaciones dinerarias relacionadas, entre otros, con tributos, estampillas, derechos, regalías, multas, a favor de las autoridades o de los particulares que por virtud de la ley recauden recursos públicos podrá realizarse a través de cualquier medio de pago, incluyendo las transferencias electrónicas de fondos, abono en cuenta y sistemas de crédito mediante la utilización de tarjetas. Las entidades y organismos públicos y particulares que prestan función administrativa deberán adelantar las gestiones necesarias para viabilizar los pagos por medios electrónicos.
  • Se modifica el artículo 568 del Estatuto Tributario, sobre notificaciones devueltas por correo, el cual quedará así: “Los actos administrativos enviados por correo, que por cualquier razón sean devueltos, serán notificados mediante aviso, con transcripción de la parte resolutiva del acto administrativo, en el portal web de la DIAN que incluya mecanismos de búsqueda por número identificación personal y, en todo caso, en un lugar de acceso al público de la misma entidad. La notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de la administración, en la primera fecha de introducción al correo, pero para el contribuyente, el término para responder o impugnar se contará desde el día hábil siguiente a la publicación del aviso en el portal o de la corrección de la notificación. Lo anterior no se aplicará cuando la devolución se produzca por notificación a una dirección distinta a la informada en el RUT, en cuyo caso se deberá notificar a la dirección correcta dentro del término legal”.
  • Se modifica el artículo 563 del Estatuto Tributario, sobre dirección para notificaciones, el cual quedará así: “La notificación de las actuaciones de la Administración Tributaria deberá efectuarse a la dirección informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, en su última declaración de renta o de ingresos y patrimonio, según el caso, o mediante formato oficial de cambio de dirección; la antigua dirección continuará siendo válida durante los tres (3) meses siguientes, sin perjuicio de la validez de la nueva dirección informada.

Cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no hubiere informado una dirección a la Administración de Impuestos, la actuación administrativa correspondiente se podrá notificar a la que establezca la Administración mediante verificación directa o mediante la utilización de guías telefónicas, directorios yen general de información oficial, comercial o bancaria.

Cuando no haya sido posible establecer la dirección del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, por ninguno de los medios señalados en el inciso anterior, los actos de la Administración le serán notificados por medio de la publicación en el portal de la web de la DIAN, que deberá incluir mecanismos de búsqueda por número identificación personal”.

  • Se modifica el inciso tercero del artículo 562 del Estatuto Aduanero, el cual quedará así: “Cuando no sea posible establecer la dirección del responsable por ninguno de los medios señalados anteriormente, los actos administrativos se deberán notificar mediante aviso en el portal web de la DIAN, que deberá incluir mecanismos de búsqueda por número identificación personal”.
  • Se modifica el inciso tercero del artículo 567 del Estatuto Aduanero, el cual quedará así: “Las actuaciones notificadas por correo que por cualquier razón sean devueltas, serán notificadas mediante aviso en el portal web de la DIAN que deberá incluir mecanismos de búsqueda por número de identificación personal; la notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de la administración, en la primera fecha de introducción al correo, pero para el responsable, el término para responder o impugnar se contará desde el día hábil siguiente a la publicación en el portal o de la corrección de la notificación. Lo anterior no se aplicará cuando la devolución se produzca por notificación a una dirección distinta a la informada en el RUT, en cuyo caso se deberá notificar a la dirección correcta dentro del término legal.

Cuando no haya sido posible establecer la dirección del investigado por ninguno de los medios señalados anteriormente, los actos administrativos se deberán notificar mediante aviso en el portal web de la DIAN, que deberá incluir mecanismos de búsqueda por número de identificación personal”.

  • Se modifica el artículo 18 del Decreto 2245 del 2011 (régimen sancionatorio cambiario), el cual quedará así: “Las actuaciones y actos administrativos enviados a notificar por correo que por cualquier razón sean devueltas, serán notificadas mediante aviso en el portal web de la DIAN, la notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de la administración, en la primera fecha de introducción al correo, pero para el responsable, el término para responder o impugnar se contará desde el día hábil siguiente a la publicación en el portal”.

Del mismo modo, el inciso segundo del artículo 13 del Decreto 2254 del 2011 fue modificado, el cual quedará así: “Cuando no haya sido posible establecer la dirección del investigado por ninguno de los medios señalados anteriormente, los actos administrativos se deberán notificar mediante aviso en el portal web de la DIAN”.

  • Para efectos fiscales del orden nacional y territorial, se deberá tener como información básica de identificación, clasificación y ubicación de los usuarios de las entidades públicas, la utilizada por el Sistema Informático Electrónico Registro Único Tributario que administra la DIAN, conservando la misma estructura y validación de datos. De igual manera deberán hacerlo las Cámaras de Comercio para efectos del registro mercantil. Para el ejercicio de las funciones públicas, la información contenida en el Registro Único Tributario podrá ser compartida con las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas. Lo aquí previsto entrará a regir a partir del 1 de enero de 2013.
  • Se adiciona el artículo 580-1 del Estatuto Tributario, en el sentido de disponer que las declaraciones diligenciadas a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, que no se presentaron ante las entidades autorizadas para recaudar, se tendrán como presentadas, siempre que haya ingresado a la administración tributaria un recibo oficial de pago atribuible a los conceptos y periodos gravables contenidos en dichas declaraciones. Esta disposición se entiende para las declaraciones virtuales diligenciadas por los años gravables 2006 a 2011.

La DIAN verificará que el número asignado a la declaración diligenciada virtualmente corresponda al número de formulario que se incluyó en el recibo oficial de pago.

Los efectos atrás previstos, no son aplicables si el contribuyente presentó declaración por medio litográfico para el concepto y periodo gravable correspondiente a la declaración diligenciada virtualmente no presentada en los bancos. De igual forma, los efectos atrás previstos no son procedentes si los valores consignados en el recibo oficial de pago fueron devueltos o compensados por solicitud del contribuyente.

  • Las actuaciones ante la administración tributaria pueden cumplirse directamente por las personas naturales o jurídicas, éstas últimas a través de su representante legal, sin necesidad de apoderado. Salvo para la interposición de recursos, en cualquier otro trámite, actuación o procedimiento ante las administraciones tributarias, no se requerirá que el apoderado sea abogado. (Nota: con esta norma pierde vigencia la doctrina oficial de la DIAN, así como las normas reglamentarias del RUT, que exigían que en los trámites de inscripción o actualización del RUT a través de apoderado, el mismo tenía que ser abogado).
  • El Gobierno Nacional establecerá a más tardar el 30 de marzo de 2012, medios de prueba adicionales al recibo de servicios públicos domiciliarios, para acreditar el domicilio en la inscripción y/o actualización del Registro Único Tributario (RUT).
  • A partir de julio del 2012, las personas del régimen simplificado del IVA podrán realizar la formalización de la inscripción y actualización del RUT a través del portal de la DIAN,  previa la verificación de información que realizará el sistema. Lo anterior, siempre que no se modifique el régimen de IVA al cual pertenecen, ni se incluyan obligaciones como importador, ni la persona natural se convierta en representante legal de una sociedad. A partir del año 2013, la DIAN deberá permitir que las personas del régimen simplificado puedan presentar las declaraciones y la información exógena a través de mecanismos digitales.
  • A partir de julio de 2012, las personas naturales y jurídicas del régimen común podrán, a través de mecanismos digitales, presentar las declaraciones y la información exógena de manera electrónica y actualizar la información del RUT que determine la DIAN, por medio electrónico. La DIAN establecerá los criterios para el otorgamiento de los mecanismos digitales de que trata el presente artículo.

Sin perjuicio de los casos en los cuales se utilicen medios electrónicos, a partir del 1 de marzo de 2012, mediante el servicio de atención telefónica de la DIAN, se deberán recibir las solicitudes de expedición de copias del RUT, para ser enviadas al correo electrónico que el usuario tenga registrado en el RUT. Además de lo anterior, la DIAN deberá implementar la programación de citas para aquellos trámites que requieran la presencia del usuario en las oficinas de la DIAN.