Home 2012 Junio 2012 Decreto 1159 de 2012

1.1.1 Aspectos generales de la retención en la fuente a través de entidades financieras


  • El Decreto tiene aplicación a los agentes de retención que señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, quienes deben realizar de forma exclusiva los pagos por conceptos sujetos a retención en la fuente (a título de renta y/o de IVA), a través de cuentas de ahorro o corrientes en las entidades financieras, mediante el uso de tarjetas débito, cheques girados a primer beneficiario y/o transferencias directas.

 

  • Los pagos atrás referidos deberán efectuarse de manera exclusiva desde cuentas identificadas para tal efecto, donde el titular de la cuenta es el agente de retención y el beneficiario del pago es el sujeto pasivo de la retención.

 

  • Cuando los pagos por conceptos sujetos a retención en la fuente se realicen en más de una transacción de pago, en todo caso se deben canalizar a través de las entidades financieras por las cuentas de que tratan los puntos anteriores, siendo responsabilidad del agente de retención determinar para cada transacción proporcionalmente los valores de las retenciones que correspondan. En este evento, para cada transacción de pago individualmente considerada no aplicarán las cuantías mínimas no sujetas a retención establecidas en las normas vigentes.

 

  • La DIAN deberá establecer (mediante Resolución) los agentes de retención e indicar el período a partir del cual deberán efectuar las retenciones en la fuente de conformidad con lo previsto en el Decreto; de igual forma, se podrá señalar los conceptos de retención a los cuales aplica. La Resolución correspondiente se expedirá mínimo con seis (6) meses de antelación al período que se indique en la misma.

 

  • Cuando el agente de retención señalado por la DIAN efectúe pagos por conceptos sujetos a retención a través de mandatarios, incluida la administración delegada, el titular de las cuentas será el mandatario. En estos eventos, el mandatario cumplirá además todas las obligaciones que corresponden al agente de retención en el ámbito del Decreto.

 

  • Si entre los agentes de retención señalados por la DIAN, se encuentra un establecimiento bancario o el Banco de la República, los pagos por conceptos sujetos a retención que deban efectuar estas entidades en calidad de agentes de retención, podrán canalizarse desde sus cuentas contables a través de transferencias y/o cheques de gerencia. En este caso, estas entidades practicarán y consignarán las retenciones en la fuente, debiendo cumplir con las demás responsabilidades del agente de retención y de la entidad a través de la cual se practica la retención, conforme a lo previsto en el Decreto.

 

  • Los agentes de retención señalados por la DIAN, podrán identificar, entre las cuentas de ahorro o corrientes para efectuar en forma exclusiva pagos por conceptos sujetos a retención en la fuente en el marco del Decreto, cuentas exentas del Gravamen a los Movimientos Financieros.

 

  • Los pagos que efectúen los agentes de retención que sean señalados por la DIAN, a través de los sistemas de tarjeta débito por adquisición de bienes y/o servicios gravados con el impuesto sobre las ventas y los susceptibles de constituir ingreso tributario para los contribuyentes del impuesto sobre la renta, por concepto de venta de bienes o servicios, continuarán rigiéndose por las normas vigentes para el efecto, esto es, numeral 5 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario y los artículos 17 del Decreto 406 de 2001 y 1 del Decreto 1626 del mismo año, así como las normas que los modifiquen o adicionen.

 

  • Para efectos de la aplicación del Decreto, se considera “transacción de pago” la operación que realiza el agente de retención a través de las entidades financieras, mediante el uso de tarjetas débito, cheques girados a primer beneficiario o transferencias directas, para cubrir total o parcialmente un pago por concepto sujeto a retención en la fuente, desde cuentas de ahorro o corrientes identificadas para tal efecto.

 

1.1.2 Aspectos formales y de procedimiento para la retención en la fuente a través de entidades financieras


  • La retención en la fuente a título de renta y/o del impuesto sobre las ventas en el contexto de la aplicación del Decreto, deberá practicarse a través de la entidad financiera en la cual el agente de retención tenga las cuentas desde donde se canalicen los pagos por conceptos sujetos a retención, en el momento en que se efectúe el pago, independientemente de la fecha en que se haya efectuado la operación.

 

  • Debe tenerse en cuenta que la calidad de agente autorretenedor no será oponible para los efectos de la aplicación del Decreto, y en todo caso, la entidad financiera practicará la retención en la fuente a que haya lugar.

 

  • Con el fin de garantizar la correcta práctica de la retención en la fuente a título de los impuestos de renta y/o IVA y asegurar el recaudo efectivo de la misma, los agentes de retención que señale la DIAN para efectos de la aplicación del Decreto, son responsables de:

 

  • Asegurar que existan los fondos suficientes para cubrir el valor con destino al beneficiario del pago, y el valor de las retenciones a que haya lugar.

 

  • Efectuar a través de la entidad financiera las retenciones en la fuente a que haya lugar, lo que implica para el agente de retención suministrar la información pertinente a la entidad financiera, que se detalla más adelante.

 

  • Presentar y pagar la declaración de retenciones en la fuente.

 

  • Expedir, de conformidad con la ley, los certificados de retención en la fuente por concepto de salarios.

 

  • Tratándose de las retenciones practicadas a través de las entidades financieras, a título de renta, por conceptos diferentes a salarios, el sujeto pasivo de la retención podrá imputar en sus declaraciones los valores de los comprobantes informados por la entidad financiera a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. En este caso, el agente de retención no tendrá la obligación de expedir los certificados de retención.

 

  • Tratándose de las retenciones practicadas a través de las entidades financieras, a título del impuesto sobre las ventas, el sujeto retenido podrá imputar en sus declaraciones (de IVA) los valores de los comprobantes informados por la entidad financiera a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. En este caso, el agente de retención no tendrá la obligación de expedir los certificados de retención por IVA.

 

  • Responder por las sumas dejadas de retener o retenidas por inferior valor al que corresponde.

 

  • Cumplir con las obligaciones propias de la calidad de agente retenedor, contempladas en el Decreto y en las demás normas vigentes, so pena de las sanciones que se deriven de tal incumplimiento.

 

  • Para efectos de practicar la retención en la fuente a través de las entidades financieras, a título de los impuestos de renta y/o IVA, el agente de retención señalado por la DIAN debe cumplir con los siguientes deberes:

 

  • Suministrar a la entidad financiera la identificación de las cuentas corrientes y/o de ahorros, a través de las cuales se canalizarán los pagos de conceptos sujetos a retención en la fuente. Esta información es prerrequisito para efectuar tales pagos. En todo caso, será responsabilidad del agente de retención realizar de forma exclusiva a través de las cuentas identificadas, los pagos por conceptos sujetos a retención.

 

  • En el caso de contratos de mandato, el mandatario deberá además informar por cada mandante, la cuenta o cuentas a través de las cuales se canalizarán los pagos por conceptos sujetos a retención, indicando para cada uno de ellos el nombre o razón social y NIT correspondientes. Una misma cuenta no puede ser utilizada para canalizar pagos de distintos mandantes.

 

  • Informar a la entidad financiera para cada transacción de pago, en forma expresa y completa los datos necesarios para practicar la retención, a saber: a) La identificación con nombres y apellidos o razón social y NIT o documento de identificación del beneficiario; b) El título al que debe practicarse la retención, indicando si lo es a título de renta, y/o impuesto sobre las ventas; c) Valor del pago, el cual corresponde al monto total o parcial que se está cancelando en la transacción por concepto de un pago sujeto a retención. Este valor no debe incluir el IVA; d) Valor con destino al beneficiario, que corresponde al monto que se gira o transfiere en la transacción al beneficiario del pago, y no debe incluir las retenciones a título de renta y/o IVA; e) Cuando la retención deba practicarse a título de renta se informará adicionalmente: el concepto objeto de retención, el valor base de cálculo de la retención, la tarifa y el valor a retener que debe practicarse a título de retención por renta; f) Cuando la retención deba practicarse a título del impuesto sobre las ventas, se informará adicionalmente: el concepto objeto de retención, el valor del IVA base de cálculo de la retención, la tarifa y el valor a retener que se debe practicar a título de retención por IVA. En este caso, por concepto objeto de retención debe señalarse si la misma se practica a responsables del régimen común, si se practica por servicios prestados por no residentes o no domiciliados en Colombia, o si corresponde a una retención asumida a responsables del régimen simplificado. En este último evento el agente de retención, debe informar como valor del IVA base de cálculo de la retención, aquel que se causaría y respecto del cual debe retener.

 

  • Las entidades financieras deberán guardar reserva de la información y demás datos de carácter tributario, y abstenerse de usarla para otros fines, atendiendo estrictamente las normas vigentes sobre la materia.

 

  • Para efectos de informar los valores a retener a la entidad financiera, bien sea a título de renta y/o del impuesto sobre las ventas, debe tenerse en cuenta, en materia de aproximaciones, lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 2026 de 1983[1] o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

 

  • Con el fin de garantizar la debida práctica y la efectiva consignación de la retención en la fuente de que trata el Decreto, la entidad financiera a través de la cual se practica la retención, debe cumplir con los siguientes deberes:

 

  • Asegurar los procedimientos y condiciones necesarios para que el agente de retención pueda realizar los pagos por conceptos sujetos a retención, así como suministrar la información necesaria para practicar la retención en los términos del Decreto. Las entidades financieras podrán determinar las sucursales, puntos de oficina y atención, así como los servicios presenciales y/o virtuales a través de los cuales dispondrán de estos procedimientos y condiciones.

 

  • Garantizar las condiciones de confiabilidad, seguridad y servicio para la práctica de las retenciones y su consignación a la orden de la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional. o Efectuar las verificaciones pertinentes que le permitan establecer la existencia de fondos suficientes para efectuar la transacción de pago y practicar las retenciones a que haya lugar. o Rechazar la transacción de pago cuando no se suministre por parte del agente de retención la siguiente información: a) Nombres y apellidos o razón social y NIT del agente de retención; b) Nombres y apellidos o razón social y NIT o documento de identificación del beneficiario del pago; c) Valor del pago; d) Valor con destino al beneficiario de pago. e) A qué título o títulos se practica la retención; f) No se informe o no corresponda el valor a retener informado por el agente de retención con el valor obtenido de aplicar para cada concepto, la tarifa sobre el valor base de cálculo suministrado.

 

  • La entidad financiera debe informar oportunamente al agente de retención sobre las transacciones de pago rechazadas, en relación con las cuales no se practicó la retención en la fuente.

 

  • La entidad financiera deberá practicar en cada transacción de pago, y a partir de la información suministrada por el agente de retención, las retenciones en la fuente a que haya lugar, teniendo en cuenta en materia de aproximaciones lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 2026 de 1983 o las normas que lo modifiquen o sustituyan

 

  • La entidad financiera deberá: a) Verificar que el valor a retener informado por el agente de retención corresponda al valor obtenido de aplicar la tarifa sobre el valor base de cálculo suministrado, según se trate de renta y/o ventas; b) Aplicar la tarifa de retención del diez por ciento (10%) a título de renta tomando como base el valor del pago, cuando el agente de retención haya indicado expresamente que la retención opera a este título y no haya informado el concepto, la tarifa y/o la base de cálculo; c) Aplicar la tarifa de retención del diez por ciento (10%) a título del impuesto sobre las ventas tomando como base el valor del pago, cuando el agente de retención haya indicado expresamente que la retención opera a este título y no haya informado el concepto, la tarifa y/o la base de cálculo; d) Debitar de la cuenta a través de la cual se canalizan los pagos sujetos a retención en la fuente, el valor de las retenciones a título de renta y/o ventas informadas y verificadas, o de aquellas practicadas al diez por ciento (10%) indicadas anteriormente; e) Generar el comprobante electrónico respectivo de las retenciones practicadas en cada transacción de pago por concepto sujeto a retención , el cual deberá conservar y poner a disposición del agente de retención, a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha en que se practicó la retención.

 

  • La entidad financiera a través de la cual se practica la retención, deberá depositar la totalidad de las retenciones practicadas diariamente, a la orden de la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional en el Banco de la República en la cuenta que disponga dicha Dirección, dentro del término de siete (7) días calendario siguientes a la fecha en que se practicaron.

 

  • Las entidades financieras que no tengan cuenta de depósito en el Banco de la República, deberán depositar la totalidad de las retenciones practicadas diariamente, en el establecimiento de crédito autorizado, dentro del plazo establecido en el punto anterior.

 

  • La entidad financiera que practica la retención en la fuente responderá, en todo caso, por las sumas retenidas y los intereses moratorios conforme al Estatuto Tributario, en el evento que no se consignen dentro del término establecido en el Decreto.

 

  • La entidad financiera deberá conciliar los valores de las retenciones practicadas cuando por razones ajenas al agente de retención, se originen faltantes o sobrantes frente a los valores que debían retenerse, evento en el cual la entidad financiera generará, por cada retención afectada, un comprobante electrónico único de ajuste, que refleje expresamente el faltante o el sobrante, la fecha de generación del comprobante de ajuste, el número de comprobante de retención afectado y el valor del faltante o del sobrante. Cuando el ajuste corresponda a un faltante, la entidad financiera deberá efectuar la consignación correspondiente con los intereses moratorios, si hubiere lugar a ello. Cuando el ajuste corresponda a un sobrante, la entidad financiera deberá informarlo al agente de retención y consignarle, a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la generación del comprobante de ajuste, el valor respectivo para que el agente de retención efectúe la devolución al beneficiario del pago, conservando los documentos soporte de esta operación. El valor del sobrante será descontado por la entidad financiera del monto total de retenciones a consignar diariamente.

 

  • Los comprobantes electrónicos de ajuste indicados en el punto anterior, deberán conservarse y ponerse a disposición del agente de retención, a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de su generación.

 

  • La entidad financiera deberá suministrar información a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en los términos del  Decreto, so pena de la imposición de las sanciones por no informar, previstas en la normatividad vigente.

 

  • Las entidades financieras que practiquen la retención en la fuente, no podrán cobrar a los agentes retenedores: gastos de administración, papelería, procesamiento y conservación de la información, comisiones, y en general, suma alguna por las actividades necesarias para practicar y consignar la retención, en los términos regulados por el Decreto.

 

1.1.3 Declaraciones de retención en la fuente


Las retenciones en la fuente practicadas durante el período, a través de las entidades financieras, deben ser incluidas por el agente de retención en la respectiva declaración de retenciones en la fuente. Esta declaración debe ser presentada dentro de los plazos que señale el Gobierno Nacional y en la forma que señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Para efectos de establecer el valor que se debe pagar con la declaración de retenciones en la fuente, se debe tener en cuenta el valor de las retenciones practicadas a través de las entidades financieras, incluidas en la respectiva declaración, las cuales se entienden pagadas.

Lo anterior sin perjuicio de las verificaciones que puede adelantar la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, así como de la obligación de las entidades financieras de consignar las retenciones practicadas dentro de la oportunidad y pagar los intereses cuando haya lugar a estos.

 

1.1.4 Operaciones anuladas, rescindidas o resueltas


Cuando se anulen, rescindan o resuelvan operaciones que hayan sido sometidas a retención en la fuente por impuestos sobre la renta o sobre las ventas, a través de las entidades financieras, el agente de retención podrá, en el período en el cual se hayan rescindido, anulado o resuelto las mismas, practicar directamente retenciones en el momento del pago, sin canalizar los pagos por conceptos sujetos a retención a través de las cuentas indicadas a las entidades financieras, hasta completar el monto de las retenciones correspondientes a dichas operaciones (anuladas, rescindidas o resueltas), descontando las retenciones así practicadas de las retenciones por declarar y pagar.

Este procedimiento podrá aplicarse, de ser necesario, en los períodos inmediatamente siguientes.

Para que tenga lugar el procedimiento atrás indicado, el agente de retención deberá incluir a título informativo en la declaración de retenciones en la fuente del período en el cual se hayan presentado operaciones anuladas, rescindidas o resueltas, el valor de las retenciones practicadas en forma directa a título de renta y/o IVA. Así mismo, deberá informar con la declaración de retenciones del período que se está declarando, los comprobantes a los que corresponden las retenciones por operaciones anuladas, rescindidas o resueltas, indicando el número de comprobante y el valor parcial o total de las retenciones a título de renta y/o ventas correspondiente a dichas operaciones.

Del mismo modo, el retenido deberá manifestarle por escrito al agente de retención que los valores retenidos en las condiciones aquí previstas no fueron ni serán imputados en la declaración del impuesto sobre la renta o ventas, según el caso. El documento respectivo deberá ser conservado por el agente de retención.

Cuando se trate de retenciones en la fuente por el concepto salarios, el agente de retención deberá anular el certificado de retención del impuesto que corresponda y expedir uno nuevo sobre la parte sometida a retención, si fuera el caso.

El agente de retención deberá expedir los certificados de retenciones practicadas directamente en aplicación del procedimiento atrás descrito.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, dentro del término que la misma establezca, pondrá a disposición del sujeto pasivo de la retención, a través de sus canales virtuales, la información de los comprobantes de retención afectados por operaciones anuladas, rescindidas o resueltas.

 

1.1.5 Procedimiento en caso de retenciones practicadas en exceso o indebidamente


Cuando el agente de retención haya efectuado a través de las entidades financieras, retenciones a título de renta y/o ventas en un valor superior al que ha debido efectuarse, el agente de retención podrá reintegrar los valores retenidos en exceso o indebidamente, previa solicitud escrita del afectado con la retención, acompañada de las pruebas cuando a ello hubiere lugar.

En el mismo período en el cual el agente de retención efectúe el respectivo reintegro, podrá practicar directamente retenciones en el momento del pago, sin canalizar los pagos por conceptos sujetos a retención a través de las cuentas indicadas a las entidades financieras, hasta completar el monto de las retenciones efectuadas en exceso o indebidamente, descontando las retenciones así practicadas de las retenciones por declarar y pagar. Este procedimiento podrá aplicarse, de ser necesario, en los períodos inmediatamente siguientes.

Para que tenga lugar el procedimiento atrás indicado, el agente de retención deberá incluir a título informativo en la declaración de retenciones en la fuente del período en el cual se efectúe el reintegro de las retenciones que se hayan practicado en exceso o indebidamente, el valor de las retenciones practicadas en forma directa a título de renta y/o IVA.

Así mismo, deberá informar con la declaración de retenciones del período que se está declarando, los comprobantes a los que corresponden las retenciones practicadas en exceso o indebidamente, indicando el número de comprobante y el valor parcial o total de las retenciones a título de renta y/o ventas practicado en exceso o indebidamente.

Del mismo modo, el retenido deberá manifestarle por escrito al agente de retención que los valores retenidos en las condiciones aquí previstas no fueron ni serán imputados en la declaración del impuesto sobre la renta o ventas, según el caso. El documento respectivo deberá ser conservado por el agente de retención.

Cuando se trate de retenciones en la fuente por el concepto salarios, el agente de retención deberá anular el certificado de retención del impuesto que corresponda y expedir uno nuevo sobre la parte sometida a retención, si fuera el caso.

El agente de retención deberá expedir los certificados de retenciones practicadas directamente en aplicación del procedimiento atrás descrito.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, dentro del término que la misma establezca, pondrá a disposición del sujeto pasivo de la retención, a través de sus canales virtuales, la información de los comprobantes de retención afectados por retenciones practicadas en exceso o indebidamente.

 

1.1.6 Otros asuntos de interés frente a la reglamentación de la retención en la fuente a través de entidades financieras


En cumplimiento del Decreto, se debe suministrar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de manera virtual a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN, la siguiente información:

 

  • Por parte de la entidad financiera a través de la cual se practica la retención:

 

  • La información de los comprobantes de las retenciones practicadas, a más tardar el segundo día hábil siguiente a la fecha en que se practicaron.

 

  • La información de los comprobantes de ajuste, a más tardar el día hábil siguiente a su generación.

 

  • La información de las consignaciones realizadas, que correspondan a retenciones practicadas a través de las entidades financieras en el ámbito del Decreto, a la orden de la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional, relacionando para cada una de ellas los números de comprobante de retenciones practicadas y los de ajuste, si fuere el caso, a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de la consignación.

 

  • Un informe mensual de las cuentas de ahorro o corrientes a través de las cuales se canalizan los pagos sujetos a retención en la fuente, indicando el número de cuenta, la información relativa a identificación y ubicación de sus titulares, así como la información de identificación y ubicación de los mandantes, si fuere el caso. Este informe debe entregarse a más tardar el quinto día hábil del mes siguiente al objeto del reporte, siempre que la entidad financiera sea informada de cuentas señaladas para tal fin, o en relación con las cuales se realicen modificaciones, o cuando las mismas sean excluidas para realizar los pagos sujetos a retención.

 

Por su parte, la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional deberá suministrar la siguiente información a la DIAN:

 

  • La información correspondiente a las consignaciones diarias de retenciones practicadas a través de las entidades financieras, y la necesaria para efectos de la conciliación a que haya lugar, a más tardar el día hábil siguiente a la fecha en que se consignaron.

 

Por otra parte, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales establecerá mediante Resolución, con una antelación no inferior a tres (3) meses a su entrada en vigencia: las condiciones tanto técnicas como procedimentales, los formatos y, en general, las especificaciones técnicas relacionadas con la información y su entrega, así como la información adicional que considere necesaria para garantizar la completitud y consistencia de la misma. Un término igual aplicará cuando la DIAN efectúe modificaciones o adiciones a éstas.

La información que debe ser entregada conforme a la DIAN de conformidad con el Decreto, deberá conservarse por quienes sean responsables de suministrarla a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el término legal, asegurando que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999 (por medio de dicha Ley se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones).

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el término que la misma establezca, facilitará a través de sus canales virtuales, a los agentes de retención ya los sujetos pasivos de la misma, la información de las retenciones en la fuente efectuadas a través de las entidades financieras, y suministrada por éstas a la DIAN.

 

1.1.7 Régimen de transición y otras disposiciones


Dentro del año siguiente a la expedición del Decreto, deberán surtirse las adecuaciones procedimentales y técnicas que se requieran por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, las entidades financieras y la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional, para dar cumplimiento a la nueva reglamentación.

Sin perjuicio de lo anterior, la DIAN deberá expedir la Resolución respecto de la información que debe suministrarse a dicha entidad (por parte de las entidades financieras y de la Dirección Nacional de Crédito Público), dentro de los tres (3) meses siguientes a la entrada en vigencia del Decreto.

Los aspectos no regulados en el Decreto, se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.